Rechnung für die Gebäudereinigung: Muster und Vorlage

Musterrechnung zum Ausfüllen

Wähle deinen Steuerfall, ersetze die Beispieldaten und prüfe die Beträge. Danach kannst du die Rechnung als PDF speichern.

• Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuerzeile, dafür der Hinweis auf § 19 UStG.
• § 13b: keine Umsatzsteuerzeile, dafür der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
• Privatkunde: Arbeits- und Materialkosten getrennt, dazu der Aufbewahrungshinweis.

Leg das angenommene Angebot bereit. Übernimm Leistungsbeschreibung, vereinbarte Preise und Abrechnungsrhythmus, ergänze dann Kundendaten, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum. Jede Position rechnet Menge × Einzelpreis: eine Monatspauschale als 1 Monat × Monatspreis, Stundenarbeit als Stunden × Stundensatz, nach Fläche als m² × Preis je m².

Das Muster startet mit einem erfundenen Büro: 420 m² Unterhaltsreinigung dreimal pro Woche, Sanitär an fünf Tagen, dazu eine Glasreinigung nach Stunden. Summe, Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag rechnet die Seite. „Als PDF speichern“ bleibt gesperrt, solange Beispieldaten enthalten sind oder Pflichtfelder fehlen. Eine Bankverbindung kannst du weglassen; Mengen, Preise und Steuerfall prüfst du selbst. Deine Eingaben bleiben in diesem Browserfenster und werden nicht gespeichert: Speichere die fertige Rechnung als PDF, bevor du das Fenster schließt.

Das PDF ist keine E-Rechnung im strukturierten Format; ob du es verschicken darfst, steht im Abschnitt E-Rechnung. Wie ein angefangener Monat abgerechnet wird, zeigt der Abschnitt Monatsrechnung. Vor dem Versand prüfst du: Steuerfall richtig, Leistungen und Preise wie im Angebot, Rechnungsnummer noch nicht vergeben.

Diese Angaben müssen auf die Rechnung

Für eine reguläre Rechnung mit Umsatzsteuer gelten die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG; Nr. 9 und 10 nur in Sonderfällen. Für Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und § 13b gilt Abweichendes.

Die Tabelle lässt sich auf kleinen Bildschirmen seitlich verschieben.

• Leistungsbeschreibung kurz halten: Du darfst auf das Leistungsverzeichnis oder den Vertrag verweisen, wenn das Dokument eindeutig bezeichnet ist und beide es haben (§ 31 Abs. 1 UStDV). Wie ein Leistungsverzeichnis aufgebaut ist, zeigt der eigene Ratgeber.
• Rechnungen bis 250 € brauchen weniger: deinen Namen und deine Anschrift, Datum, Leistung, Betrag mit Steuer in einer Summe und den Steuersatz (§ 33 UStDV). Das passt für eine einzelne kleine Sonderreinigung, nicht für § 13b.
• Frist: An Unternehmen stellst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung aus (§ 14 Abs. 2 UStG).
• Aufbewahren: acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 UStG).

Anzahlung und Schlussrechnung

Lässt du dir vor einer einmaligen Reinigung eine Anzahlung zahlen, stellst du darüber eine Anzahlungsrechnung mit denselben Pflichtangaben aus. In der Schlussrechnung führst du den ganzen Auftrag auf und ziehst die angezahlten Beträge und die Umsatzsteuer darauf ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

Fehler auf einer verschickten Rechnung

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, etwa die Anschrift, berichtigst du die Rechnung mit einem Dokument, das sich eindeutig auf sie bezieht, zum Beispiel über ihre Rechnungsnummer. Es muss nur die fehlenden oder falschen Angaben enthalten (§ 31 Abs. 5 UStDV). Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du den Mehrbetrag, bis du den Steuerbetrag gegenüber deinem Kunden berichtigst (§ 14c Abs. 1 UStG).

Monatsrechnung für Daueraufträge

Bei vereinbarter monatlicher Abrechnung stellst du den Monatspreis für den jeweiligen Leistungsmonat in Rechnung, mit dem Kalendermonat als Leistungszeitraum. Jede Leistung bekommt eine eigene Zeile mit ihrem Rhythmus, so wie im Angebot. Sonderleistungen wie Glas- oder Grundreinigung stehen als eigene Position mit Datum darunter.

Habt ihr eine feste Monatspauschale vereinbart, bleibt der Rechnungsbetrag auch bei unterschiedlich vielen Reinigungstagen gleich. Grundlage ist eure Vereinbarung. Wie der Monatspreis entsteht, zeigt der Ratgeber zum Quadratmeterpreis.

Anteilig abrechnen, wenn der Auftrag im Monat beginnt

Beginnt oder endet der Auftrag mitten im Monat, berechnest du den Anteil nach der vereinbarten Methode. Zwei Methoden kommen in Frage; welche gilt, schreibst du vorher in den Vertrag.

Nach Kalendertagen bleibt die Rechnung unabhängig davon, auf welche Wochentage der Start fällt. Bei der Abrechnung nach Terminen richtet sich der Anteil nach den abrechenbaren Reinigungsterminen; wie ausgefallene Termine zählen, regelt euer Vertrag. Rechne mit den echten Kalendertagen des Monats, also 28 im Februar 2027 und 31 im Januar.

Als Leistungszeitraum steht dann „18.11.2026 bis 30.11.2026“. Fallen vereinbarte Termine aus, etwa weil das Büro geschlossen ist, regelt ebenfalls der Vertrag, ob und wie viel du abziehst.

Rechnung ablegen und im nächsten Monat wiederverwenden

Leg genau die Fassung ab, die dein Kunde bekommen hat, und bearbeite sie danach nicht mehr. Für die nächste Monatsrechnung kopierst du die Vorlage, nicht die versandte Rechnung.

1. Versandte Fassung aufbewahrenHast du die Rechnung als PDF per E-Mail geschickt, bewahrst du dieses PDF elektronisch auf; nur ein Ausdruck reicht dann nicht. Es muss bis zum Ende der Frist unverändert bleiben (GoBD Rz. 119). Die Frist beträgt acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 UStG).
2. Word- und Excel-Dateien sind kein ArchivSie lassen sich jederzeit ändern. Überschreibst du die Vorlage mit der nächsten Rechnung, reicht ein Papierdoppel nur, wenn du die Rechnung auf Papier verschickt hast; bewahrst du deine Rechnungen elektronisch auf, dann nicht nur auf Papier. Wie du ablegst, hältst du schriftlich fest (GoBD Rz. 120).
3. Änderungen nachvollziehbar haltenDer ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben, Änderungen werden protokolliert (GoBD Rz. 58 f.). Eine Berichtigung legst du als eigenes Dokument neben die Rechnung, die sie über die Rechnungsnummer nennt (§ 31 Abs. 5 UStDV).
4. Nächsten Monat neu prüfenNeue fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Zahlungsziel. Sonderleistungen des Vormonats löschen, neue mit Datum eintragen. Preise und Steuerfall mit dem aktuellen Vertrag abgleichen.

Rechnung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer schreibst du keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, sondern einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben; üblich ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

• Grenzen seit 2025: höchstens 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr (Abschnitt 19.1 UStAE, BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Ältere Anleitungen nennen noch 22.000 € und 50.000 €, das galt bis Ende 2024.
• Überschreitest du 100.000 € im laufenden Jahr, endet die Regel sofort, nicht erst im Folgejahr: Steuerfrei ist nur Umsatz, solange das laufende Jahr unter der Grenze bleibt (§ 19 Abs. 1 UStG). Schon der Umsatz, mit dem du die 100.000 € überschreitest, ist voll steuerpflichtig; auf deine Reinigung fallen dann 19 % Umsatzsteuer an. Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungseingang (§ 19 Abs. 2 UStG).
• Weniger Pflichtangaben: § 34a UStDV verlangt Namen und Anschriften, Steuernummer, Datum, Leistung, Betrag und den Hinweis. Rechnungsnummer und Leistungszeitraum gehören trotzdem drauf: Dein Kunde bucht nach Monat, und du ordnest Zahlungen über die Nummer zu.
• Keine Umsatzsteuer ausweisen: Steht sie trotzdem auf der Rechnung, kannst du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt schulden (§ 14c UStG). Lass die Zeile deshalb ganz weg.
• E-Rechnung: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF schicken (§ 34a letzter Satz UStDV, § 14 Abs. 1 UStG).

Ob sich die Kleinunternehmerregelung für deinen Start lohnt, erklärt der Ratgeber Reinigungsfirma gründen.

§ 13b: wenn dein Kunde selbst ein Reinigungsbetrieb ist

Reinigst du als Subunternehmer für einen anderen Reinigungsbetrieb, schuldet dein Auftraggeber die Umsatzsteuer, nicht du (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 und Abs. 5 UStG). Voraussetzung ist, dass er selbst nachhaltig Gebäudereinigung erbringt; das belegt er mit der Bescheinigung USt 1 TG seines Finanzamts, die höchstens drei Jahre gilt.

Pflichtangaben einer Rechnung mit § 13b

• Name und Anschrift von dir und deinem Auftraggeber
• deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Reinigung und der Leistungszeitraum
• der Betrag ohne Umsatzsteuer, keine Umsatzsteuerzeile
• der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG)

Grundlage sind die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG; Steuersatz und Steuerbetrag entfallen, an ihre Stelle tritt der Hinweis (§ 14a Abs. 5 Satz 2 UStG). Die Word-Vorlage mit § 13b enthält alle Angaben.

Wann § 13b gilt

• Unter § 13b fallen nach Abschnitt 13b.5 UStAE unter anderem die Reinigung von Gebäuden und Räumen innen und außen, Fenster- und Fassadenreinigung, Bauendreinigung sowie Hausmeisterdienste mit Reinigungsanteil. Nicht darunter fallen zum Beispiel eigenständiger Winterdienst, Schädlingsbekämpfung und die eigenständige Reinigung von Teppichen oder Gardinen.
• Die Erleichterung für Rechnungen bis 250 € gilt hier nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).
• Bitte deinen Auftraggeber um seine gültige Bescheinigung und prüf, ob sie Gebäudereinigungsleistungen umfasst und noch gilt. Den aktuellen Vordruck hat das Bundesfinanzministerium am 10. April 2026 bekanntgegeben: Muster USt 1 TG.
• Rechnest du als regelbesteuerter Betrieb direkt mit einem Büro, einer Praxis oder einem Laden ab, fallen 19 % Umsatzsteuer an. Entscheidend für § 13b ist, wer dein Auftraggeber ist, nicht welches Objekt du reinigst.
• Bist du Kleinunternehmer, greift § 13b für deine Leistung nicht: Er gilt nur für steuerpflichtige Umsätze (§ 13b Abs. 2 UStG). Du schreibst den Hinweis nach § 19.

Prüffragen, Kundentypen, Kleinunternehmer als Auftraggeber und Fehlerfälle stehen auf der Seite § 13b UStG in der Gebäudereinigung.

E-Rechnung: was 2027 und 2028 gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, kein normales PDF (§ 14 Abs. 1 UStG). Für Rechnungen an deutsche Unternehmen ist sie seit 2025 der Normalfall, mit Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Leistungen aus 2025 und 2026: Papier oder, mit Zustimmung deines Kunden, ein PDF bleiben erlaubt, wenn du die Rechnung bis Ende 2026 übermittelst.
• Leistungen 2027: Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, darfst du noch Papier verwenden oder mit Zustimmung deines Kunden ein PDF schicken, übermittelt bis Ende 2027.
• Ab 2028: Inländische Unternehmen stellen für ihre steuerpflichtigen Leistungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen aus; die Ausnahmen unten bleiben.

Ausgenommen sind Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), Rechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Rechnungen an Privatkunden. Empfangen musst du E-Rechnungen schon jetzt: Für eine E-Rechnung an ein Unternehmen braucht der Absender seit 2025 keine Zustimmung mehr (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Rechnung an Privatkunden

Auch Privatkunden musst du für eine steuerpflichtige Gebäudereinigung innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, denn Reinigung von Räumen ist eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG; Abschnitt 14.2 Abs. 2 UStAE nennt ausdrücklich die „bloße Reinigung von Räumlichkeiten oder Flächen“).

• Aufbewahrungshinweis: Die Rechnung muss sagen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 und § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG), etwa: „Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“
• Steuerbonus für den Kunden: Er zieht 20 % der Arbeitskosten von seiner Einkommensteuer ab, höchstens 4.000 € im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG). Weise Arbeitskosten deshalb getrennt von Material aus; abziehbar sind nur sie, und nur bei Zahlung aufs Konto (§ 35a Abs. 5 EStG).
• Verzug: Die 30-Tage-Regel gilt bei Privatkunden nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Die Musterrechnung an Privatkunden (Word) trennt Arbeits- und Materialkosten und enthält den Aufbewahrungshinweis; im Muster zum Ausfüllen wählst du dafür „Privatkunde“.

Zahlungsziel, Zahlungserinnerung und Mahnung

Ohne vereinbartes Zahlungsziel ist die Rechnung sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Schreib das Zahlungsziel deshalb in den Vertrag, zum Beispiel „14 Tage nach Rechnungsdatum“, und auf jede Rechnung als Datum.

Ab wann dein Kunde in Verzug ist

• Ohne Mahnung, wenn der Zahlungstermin im Vertrag vereinbart ist und sich nach dem Kalender berechnen lässt (§ 286 Abs. 2 BGB).
• Mit deiner ersten Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Drei Mahnstufen schreibt kein Gesetz vor; eine Mahnung reicht.
• Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB).

Mahnung zur Rechnung ‹2026-0112› vom ‹01.12.2026›

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung ‹2026-0112› über ‹1.695,75 €› für die Reinigung im ‹November 2026› war am ‹15.12.2026› fällig. Bis heute haben wir keinen Zahlungseingang festgestellt.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum ‹TT.MM.JJJJ› auf das unten genannte Konto.

Seit dem ‹TT.MM.JJJJ› befinden Sie sich mit der Zahlung in Verzug. Für die Zeit des Verzugs berechnen wir Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) und die Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB).

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Quellen

Stand 9. November 2026, geprüft an den amtlichen Texten. Die Seite fasst die Vorschriften zusammen und ersetzt keine Steuerberatung.

• § 14 UStG (Rechnungspflicht, Pflichtangaben, E-Rechnung), § 14a UStG (§ 13b-Hinweis), § 14b UStG (Aufbewahrung) und § 14c UStG (unberechtigter Steuerausweis)
• § 31 UStDV (Kalendermonat, Verweis auf andere Dokumente), § 33 UStDV (Rechnungen bis 250 €) und § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern)
• § 19 UStG (Kleinunternehmer) mit dem BMF-Schreiben vom 18.03.2025 (Abschnitt 19.1 UStAE: Gründungsjahr)
• § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft bei Gebäudereinigung) und § 27 Abs. 38 UStG (Übergang E-Rechnung)
• Abschnitt 14.2 Abs. 2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Reinigung als Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück) und Abschnitt 13b.5 UStAE (was als Gebäudereinigung im Sinne von § 13b gilt)
• § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen)
• GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 (Rz. 58 f. Unveränderbarkeit, Rz. 119 f. Aufbewahrung elektronischer Rechnungen)
• § 271 BGB (Fälligkeit), § 286 BGB (Verzug) und § 288 BGB (Verzugszinsen, Pauschale)
• Deutsche Bundesbank: Basiszinssatz (1,52 % seit 1. Juli 2026)