Software für die kleine Reinigungsfirma: Angebot und Rechnung

Welche Funktionen du brauchst, hängt von drei Aufgaben ab

Für wenige Daueraufträge mit festem Monatspreis reicht sevdesk oder Lexware Office mit einer wiederkehrenden Rechnung. Den Preis rechnest du dann einmal im Kalkulationsrechner oder in Excel und trägst ihn als Position ein. Teste die Kalkulation einer Software besonders bei Bereichen mit unterschiedlichem Turnus und bei Aufträgen, die mitten im Monat beginnen.

Wenn du Einsätze und Vertretungen für mehrere Reinigungskräfte koordinierst, prüfe neben Angebot und Rechnung auch Einsatzplanung, Verfügbarkeit und Nachweise. In Facento sind dafür Serviceplan, Einsatzplanung mit Zusatzeinsätzen, beliebig viele Reinigungskräfte mit Handy-App und Nachweis, Verfügbarkeit und Abwesenheiten je Kraft sowie eine Monatsübersicht je Objekt im Preis enthalten. Wie Leistungswerte und Turnus ins Angebot kommen, erklären Leistungswerte in der Gebäudereinigung und das Leistungsverzeichnis.

Dein erstes Angebot vorbereiten: was du aus Excel mitnimmst

• Bereiche mit Fläche: je Raumart die m², etwa Büros, Sanitär, Flur, Teeküche
• Arbeiten je Bereich: was gemacht wird, zum Beispiel Papierkörbe leeren oder Boden nass wischen
• Turnus je Bereich: wie oft pro Woche, Sanitär oft häufiger als Büros
• Leistungswerte: m² pro Stunde, die zu diesem Objekt passen; prüfe sie, bevor du sie aus einem alten Objekt übernimmst
• Stundensatz: mit Lohn, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn
• Kunde, Objektadresse, Leistungsbeginn: und an wen Angebot und Rechnung gehen

Rechne in jedem Programm, das du testest, dasselbe Objekt durch, etwa das Rechenbeispiel unten oder einen eigenen Auftrag. Vergleiche danach Monatspreis, Angebot und erste Rechnung. Liegt ein Programm deutlich daneben, prüfe Mindestzeiten, Wochen je Monat und Rundung.

Vor dem Wechsel aus Excel prüfen

Lassen sich Kunden und Objekte übernehmen? ADDIGO nennt einen Import per CSV- oder XML-Datei. Facento führt keinen Import von Excel-Listen auf; Kunde und Objekt legst du mit dem ersten Angebot an.

Was passiert mit laufenden Aufträgen? Jeder Dauerauftrag braucht im neuen Programm seine Monatsrechnung. In Facento entsteht sie aus einem angenommenen Angebot, das du dafür anlegst.

Welches Format bekommt die Buchhaltung? Frag deine Steuerberatung, was sie einliest, und teste den Export mit einer Rechnung, bevor du umstellst.

Funktioniert die Arbeit am Objekt auf dem Handy, auch ohne Netz? ADDIGO nennt Apps für Android und iOS und Erfassung offline. In Facento arbeiten die Kräfte im Browser auf dem Handy; eine Nutzung ohne Netz sagt Facento nicht zu.

Excel, Rechnungsprogramm, Handwerkersoftware, Branchensoftware: der Vergleich

Preise, Stand 9. November 2026

• sevdesk: Der Tarif Rechnung enthält unbegrenzt Angebote und E-Rechnungen. Die Preisseite zeigte 4,45 € netto im Monat, während einer laufenden Rabattaktion; nach der Aktion kann der Preis höher sein. Der kostenlose Tarif erlaubt 3 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat.
• Lexware Office: Angebote, E-Rechnungen und Mahnungen gibt es ab Version M für 12,90 € netto im Monat, monatlich kündbar, in den ersten drei Monaten laut Preisseite mit 50 Prozent Rabatt. Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer kommen mit Version L für 21,90 € netto dazu.
• das-programm: Handwerkersoftware mit eigener Seite für Gebäudereiniger und E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung. Basis kostet 39,90 € netto je Büronutzer im Monat, App-Nutzer ab 14,90 €; optionale Einrichtungspakete kosten einmalig ab 299 € (Preisseite).
• ADDIGO: Der Tarif Complete mit Rechnungen und E-Rechnung kostet ab 24,90 € netto im Monat für einen App-Nutzer und 64,90 € für fünf, jährlich im Voraus bezahlt; 30 Tage Test (Preisseite, Seite für Gebäudereinigung).
• Facento: 29 € netto im Monat, monatlich kündbar; ab dem ersten Versand oder PDF-Download eines Angebots 14 Tage kostenlos (Preise). Serviceplan, Einsatzplanung, Abrechnung und beliebig viele Reinigungskräfte sind enthalten.

Weitere Reinigungssoftware: CleanMG kostet im Tarif Starter 29 € im Monat für bis zu 25 Rechnungen, Angebote und Kalkulation nennt die Seite nicht. Taskara hat einen kostenlosen Tarif für bis zu 3 Kunden und 5 Objekte und schreibt Angebote, Rechnungen und XRechnungen. PlanD bietet Dienstpläne, Zeiterfassung per App, Angebote und Rechnungen; Preise nennt die Website nicht, der Einstieg läuft über ein Demo-Gespräch.

Rechenbeispiel: vom Objekt über das Angebot zur ersten Monatsrechnung

Fiktives Beispiel: Büroetage mit 680 m² in drei Bereichen, Stundensatz 32,00 € ohne Umsatzsteuer. Gerechnet wird als allgemeine Flächenkalkulation, wie im Kalkulationsrechner: 4,35 Wochen je Monat, je Bereich und Einsatz mindestens 1 Stunde, gerundet wird nur der Preis auf den Cent. Im Beispiel braucht jeder Bereich je Einsatz mindestens eine Stunde, die Mindestzeit ändert hier also nichts. Die Leistungswerte sind angenommen.

Auszug aus dem Angebot

So steht das Objekt im Angebot. Die Arbeiten je Bereich sind fiktive Annahmen für dieses Beispiel.

Der Auftrag beginnt am 12. November. Die erste Rechnung umfasst den 12. bis 30. November, also 19 von 30 Kalendertagen: 1.948,80 € × 19 ÷ 30 = 1.234,24 € ohne Umsatzsteuer. Ab Dezember steht jeden Monat 1.948,80 € auf der Rechnung, eine Position je Bereich.

Überträgst du nur den Monatspreis ins Rechnungsprogramm, bleibt die Herleitung in Excel. Prüfe beim Test, wie das Programm einen Auftrag ab Monatsmitte abrechnet. Wie du deinen Stundensatz herleitest, zeigt Stundenverrechnungssatz berechnen.

E-Rechnung, § 19 und § 13b: was die Software abdecken muss

• Empfangen seit 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen anderer Unternehmen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht (BMF-FAQ E-Rechnung).
• Ausstellen ab 2027 oder 2028: Bis Ende 2026 darfst du an Unternehmen noch Papierrechnungen schicken; für eine einfache PDF-Rechnung brauchst du die Zustimmung des Empfängers. Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, gilt das bis Ende 2027; ab 2028 sind E-Rechnungen für deine steuerpflichtigen Leistungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich Pflicht (§ 27 Abs. 38 UStG). Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinunternehmer und für Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV). ZUGFeRD verbindet ein PDF mit strukturierten Rechnungsdaten; ab Version 2.0.1 erfüllt es die Anforderungen an eine E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ E-Rechnung). Eine einfache PDF-Rechnung genügt nicht.
• Kleinunternehmer: Mit höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr berechnest du keine Umsatzsteuer (§ 19 UStG, Grenzen seit 2025). Die Rechnung braucht den Hinweis auf die Steuerbefreiung. E-Rechnungen ausstellen musst du als Kleinunternehmer nicht (§ 34a UStDV).
• Subunternehmer: Reinigst du Gebäude oder Gebäudeteile für einen Auftraggeber, der selbst nachhaltig solche Reinigungsleistungen erbringt, schuldet grundsätzlich er die Umsatzsteuer. Deine Rechnung trägt dann den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 und Abs. 5 UStG). Rechnest du selbst als Kleinunternehmer nach § 19 UStG steuerfrei ab, gilt diese Umkehr der Steuerschuld für deine Leistung nicht.

Was bei der Gründung sonst an Steuern anfällt, steht unter Reinigungsfirma gründen.

Angebot und Rechnung mit Facento

In Facento rechnest du den Preis aus Bereichen mit m², Leistungswert und eigenem Turnus; den Stundensatz leitet Facento auf Wunsch aus Tariflohn, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn her. Liegt ein Satz unter den Selbstkosten, warnt die Kalkulation. Aus der Kalkulation entsteht das Angebot als PDF, das der Kunde online unterschreibt.

Aus dem angenommenen Angebot wird ein Serviceplan, nach dem die Einsätze laufen. Jeden Monat entsteht daraus ein Rechnungsentwurf mit einer Position je Leistung, anteilig nach Kalendertagen, wenn der Plan im Monat beginnt oder endet. Erst deine Freigabe macht daraus die Rechnung mit Nummer, danach gibt es den Export für die Buchhaltung.

Was Facento nicht macht: Buchhaltung, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Mahnungen. Eine Rechnung mit Umkehr der Steuerschuld nach § 13b lässt sich heute nicht auswählen; arbeitest du überwiegend als Subunternehmer für andere Reinigungsfirmen, schreib diese Rechnungen in deinem Rechnungsprogramm. Wie der Monat bis zur Rechnung läuft, zeigt die Seite zur Abrechnung in Facento, das Angebot die Angebotssoftware.

Häufige Fragen

Quellen

Redaktion Facento, Stand 9. November 2026. Anbieterpreise und Funktionen von den verlinkten Seiten der Anbieter, am 9. November 2026 gelesen; Preise ohne Umsatzsteuer. Das Rechenbeispiel und der Angebotsauszug sind fiktiv, Leistungswerte, Arbeiten und Stundensatz sind Beispielwerte.

• Anbieterseiten: sevdesk, Lexware Office, das-programm, ADDIGO, CleanMG, Taskara, PlanD.
• Umsatzsteuergesetz: § 19 Kleinunternehmer, § 13b Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, § 27 Abs. 38 Übergangsregeln zur E-Rechnung; § 34a UStDV.
• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung.

Weiter: wie aus dem Angebot die Monatsrechnung wird →